在企业项目管理中,资源是有限的、冲突是不可避免的。你需要在项目一开始就尽量减少冲突,最佳的办法是,有效合理有序的管理好项目资源。

项目资源管理可以成就项目,也可以毁掉项目。目标岗位不断变化和团队错过最后期限是各地项目经理经常会抱怨的内容。但是,有效的资源分配和管理可以使这些常见冲突更容易解决或者完全避免。

为你的项目分配正确的资源

项目本质上具有临时性。让企业贡献他们的人才可能很棘手,而为合适的承包商获得预算可能更具挑战性。如何及早进行人力资源配置和管理至关重要。

如果你的公司是一家大公司,经常调动员工,那么利用现有资源通常是最好的。现有员工已经熟悉公司的流程,很可能在加入项目团队后迅速上手。只要确保你的资源分配不会把你的团队拉得太紧。额外的承包商有助于使工作量更易于管理。

如果你的企业在一段时间内不能重新安置团队成员,承包商也能很好地应对。一开始就让你的财务资源去寻找合适的人才,这或许意味着避免团队成员的内部冲突。

弄清楚你的项目带来的价值

资源总是供不应求,因此请考虑这样一个事实,即你的项目所需的人才、财务和材料可能会让另一个团队感到捉襟见肘和不被重视。

在没有明确说明原因的情况下占用有价值的资源,可能会酝酿怨恨你的项目对公司造成损失的职场文化。因此,展示你的项目所增加的价值很重要,这样内部团队就能更好地理解你为什么要使用某些资源,以及从长远来看会有什么回报。阐明项目的目的、预计需要的时间以及需要多少资源可以让每个人都感到更有准备和耐心。

为资源竞争做好准备

管理项目的一部分是切合实际。资源竞争在组织中很普遍。虽然你可以把你的资源留给自己,但涉及到项目管理,无法计划往往意味着计划失败。为无法获得(或保留)需要的资源制定应急计划至关重要。

这个过程的一部分是让干系人对他们的资源使用负责。写下应急计划,并将其提供给你的团队。应急计划应包括解决可能出现的资源争端的步骤。创建一套行动程序,让干系人在冲突发生之前签署这些程序。前期工作看似繁重,但从长远来看,它会带来十倍的回报。

另外,不要太自私,冲突需要互相让步。有时事情出了差错,你会在一段时间内缺乏资源。找到防止这种情况发生的方法最理想,但你还需要理解其他团队。妥协对于找到双赢(或至少不是双输)的解决方案是必要的。

列出资源需求和目的

拥有一份关于你需要哪些资源的指南是一个很好的工作目标。虽然你可能没有得到所有你需要的资源,但清楚地知道你的项目需要什么可以帮助所有干系人尽早达成共识。也就是说,你可以提供一个合理的理由来解释你为何需要这些资源,进而减少因资源引发争议的可能性。

除了提供所需资源的概要外,你还应该将这些资源的责任明确地分配给你的内部团队,包括其他项目经理和干系人。这样整个团队就会了解他们资源的价值,更有效地管理它们。

明确责任分配,让每个人都对自己的角色有个清晰的认识,避免因误解而产生冲突。当人们没有有效管理他们的资源时,这会更容易看到,因为你可以查明谁没有履行他们的承诺,并尽早解决这些问题。

选择一款合适项目资源管理软件

实施这些策略已经很有挑战,同时还要关注竞争项目、干系人和客户等,这是一件很有挑战性的事。甚至还要把病假和假期考虑在内,就更麻烦了。而这就是人力项目资源管理项目存在的原因。

利用Gungho的各种功能进行资源分配和工作负载调度是个好选择。基于私有云的资源分配工具具有高度可配置性,拖放式规划工具使资源分配变得轻而易举。系统强大的报表可以轻松发现过度分配的资源,还可以帮助你识别资源的实时可用性,以便你可以将紧急任务快速分配给正确的资源

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